KOMUNIKASI
Komunikasi
Administrasi
Suatu rangkaian
kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka
usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Akibar
Positif Komunikasi yang Baik
1.
Timbulnya kemahiran dalam pelaksanaan pekerjaan
karena keterangan-keterangan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan
tersedia dan menjadi jelas pula hal-hal yang diharapkan dari suatu tanggung
jawab.
2.
Timbulnya dorongan semangat kerja
3.
Komunikasi membantu menyatukan
organisasi dengan memungkinkan para personal mempengaruhi satu sama lain serta
meniru satu dengan yang lainnya.
Hal
yang Perlu diperhatikan dalam pengaturan komunikasi :
1.
Variasi komunikasi
2.
Pengadaan pedoman-pedoman komunikasi
Komunikasi
Internal
Keterangan dan ide
(informasi) yang secara struktural mengalir didalam suatu organisasi, dapat
dibedakan menjadi :
1.
Keterangan dan ide yang disampaikan oleh
pimpinan. Komunikasi ke bawah (downward communication), melalui :
a. Petunjuk
(instruction) : keterangan-keterangan pimpinan yang menjadi dasar pegangan para
personal pembantunya dalam menyelenggarakan tugas-tugas pekerjaan di dalam
organisasi. Petunjuk meliputi 2 bidang :
-
Petunjuk organisasi
-
Petunjuk tata kerja
b. Keterangan
umum (general information)
Keterangan yang di berikan pimpinan yang
sifatnya umum akan tetapi mempunyai prospek efek mempercepat, menggandakan
tujuan organisasi.
c. Perintah
(order) : yaitu keterangan yang secara autoritatif menugaskan kepada para
personal apa yang harus dijalankan dalam suatu jangka waktu tertentu.
2.
Keterangan dan ide yang disampaikan oleh
bawahan (upward communication)
a. Laporan
(report)
b. Keluhan,
pendapat, saran (complant, opinion, suggestion)
3.
Keterangan dan ide yang disampaikan oleh
dan untuk para anggota organisasi yang mempunyai kedudukan yang sederajat.
a. Pemeriksaan
ulang secara berturut-turut untuk mendapatkan persetujuan (sequential review
& clearance), dilakukan dengan :
-
Pemeriksaan ulang secara tertulis
berturut-turut
-
Pemeriksaan ulang secara lisan
berturut-turut.
b. Pemeriksaan
ulang secara bersamaan untuk mendapatkan persetujuan (concurment review and
clearance), dilakukan dengan :
-
Pemeriksaan ulang secara tertulis
bersamaan
-
Pemeriksaan ulang secara lisan
bersamaan.
Rapat
kerja
Ciri-ciri
:
1.
Adanya tujuan dari pertemuan itu
(purposefulness)
2.
Adanya pimpinan dan kelompok peserta
dalam pertemuan atau rapat itu (the presence of a leader and a small group)
3.
Adanya tukar menukar pendapat diantara
para peserta rapat (member participation and interchance)
4.
Tidak ada pidato-pidato (the absence of
speeches)
Komunikasi
Yang Ditujukan Kepada Publik
Berfungsi
:
1.
Fungsi ke luar : yaitu menimbulkan
kepercayaan dan dukungan masyarakat.
2.
Fungsi ke dalam : yaitu menjamin aparat
pemerintahan terpelihara pengetahuannya tentang apa yang dipikirkan oleh
masyarakat.
Pelaksanaan
fungsi ke luar :
1.
Pengeluaran publikasi-publikasi, berupa
:
-
Tulisan / selebaran-selebaran berkala
-
Laporan-laporan
-
Himpunan peraturan-peraturan,
petunjuk-petunjuk dan penerbitan lain yang perlu disiarkan ke luar.
2.
Penyelenggaraan pidato-pidato dimuka
umum (public speech)
3.
Mengadakan demonstrasi, exposisi,
pameran
4.
Memelihara kelangsungan komunikasi
dengan tokoh-tokoh masyarakat / public figure yang erat hubungannya dengan
pelaksanaan tugas-tugas dinasnya.
Pelaksanaan
fungsi ke dalam :
1.
Memperhatikan tulisan-tulisan mengenai
seluk beluk aparaturnua di media massa
2.
Mengadakan kesempatan untuk menerima dan
menanggapi surat-surat pengaduan yang berisi keluh kesah, kritik dari warga
masyarakat yang diajukan kepada instansinya
3.
Menyelenggarakan konferensi pers
4.
Mengikutsertakan warga-warga masyarakat
untuk ikut berkomunikasi secara formal yaitu dengan mendudukkan mereka ke dalam
badan-badan penasihat pada aparatur pemerintahan yang bersangkutan.
Unsur
komunikasi :
-
Pemberi warta (komunikator)
-
Penyampaian warta (message)
-
Penerima warta (komunikan)
-
Tanggapan (respon)
-
Saluran (media)
Gangguan
komunikasi :
-
Distorsi : berubah dari arti yang
sebenarnya
-
Filtering : penyaringan
-
Overload : kelebihan bahan
-
Timing : ketepatan waktu dalam
berkomunikasi
-
Short curcuting : pemendekan alur komunikasi
/ pemotongan
-
Acceptanse : gangguan penerimaan
-
Understanding : salah pengertian
Komunikasi
struktural :
-
Sumber warta dari pimpinan
-
Sumber warta dari bawahan
-
Sumber warta dari antaranggota
Pedoman pelaksanaan
komunikasi : berdasarkan pemilihan data (benar data).
