Analisis job description dan job specification Marketing

Dalam penggunanaan informasi analisis pekerjaan di bagi dalam dua bentuk yakni :

A.      Job description (deskripsi pekerjaan)

Job description adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas, uraian atau gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya diluar lingkup pekerjaannya dan diluar organisasi (eksternal) sehingga dapat tercapai tujuan unit / bagian kerja dan organisasi / perusahaan secara luas. Apabila job description / uraian jabatan telah tersusun dengan baik, maka job spesification / spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan. Contoh Job description : Marketing

1.         Tujuan dibentuk Jabatan ini :

a.         Tujuan umum

1)        Menyebarkan informasi produk kepada target pasar potensial

2)        Untuk mendapatkan kenaikan penjualan dan profit

3)        Untuk mendapatkan pelanggan baru dan menjaga kesetiaan pelanggan

4)        Untuk menjaga kestabilan penjualan ketika terjadi lesu pasar

5)        Membedakan serta mengunggulkan produk dibanding produk pesaing

6)        Membentuk citra produk di mata konsumen sesuai dengan yang diinginkan.

b. Tujuan khusus

Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.

2.         Identitas Jabatan

Nama jabatan                                    : Sales Jasa

Atasan langsung                   : Supervisor Jasa

Atasan tidak langsung                      : Kepala Marketing Jasa & Barang

Departemen / bidang                        : Marketing

3.         Tugas dan tanggung jawab utama

a.         Tugas umum

1)        Melaksanakan kegiatan penjualan melalui telepon terhadap target konsumen (perusahaan-perusahaan perdagangan dan industri, kantor-kantor pemerintah, asosiasi perkumpulan keagamaan, olahraga, sosial, konsulat) secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan.

2)        Memelihara semua hasil analisis penjualan yang telah dibuat.

3)        Atas persetujuan pimpinan, dalam melaksanakan kerjasama dengan perwakilan perusahaan lain dalam memperoleh peluang usaha, melakukan penjualan bersama, mendiskusikan strategi dan sebagainya.

4)        Melakukan tindak lanjut pelayanan, untuk memberikan kepuasan kepada konsumen.

5)        Melakukan tindak lanjut setiap kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh peluang usaha pada saat mendatang.

6)        Menghubungi humas setiap saat dan memberikan bantuan apabila diperlukan, misalnya dalam memberikan hadiah-hadiah promosi kepada para pelanggan.

7)        Melaksanankan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh manajer penjualan.

b.        Tugas khusus

1)        Mencari pelanggan (customer) baru.

2)        Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada.

3)        Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam teritori penjualan yang menjadi tanggung jawabnya.

4)        Memastikan pendistribusian produk bahwa produk sudah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati.

4.         Kewenangan :

Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.

5.         Hubungan kerja :

a.       Di dalam kantor 20 %

b.      Di luar kantor 80 %

c.       Banyak berhubungan dengan orang – orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang.

Dalam membuat setiap job description dari setiap jabatan / job maka anda / unit yang menyusun hal tersebut harus melakukan koordinasi dengan orang-orang yang duduk dalam jabatan/job tersebut, orang-orang yang pernah duduk sebelumnya, orang-orang diluar organisasi/perusahaan anda dan hasil tersebut dituangkan sesuai dengan rencana/keinginan perusahaan agar dapat tercapai target yang diinginkan perusahaan.

B.       Job specification (spesifikasi pekerjaan)

Job Spesification atau spesifikasi jabatan adalah suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum mengisi pemegang jabatan/job tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif sehingga Job specification biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan. Job specification / spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Contoh job spesifikasi : Marketing

1.         Identitas Jabatan

Nama jabatan                                    : Sales Jasa

Atasan langsung                   : Supervisor Jasa

Atasan tidak langsung          : Kepala Marketing Jasa & Barang.

Departemen / bidang                        : Marketing

2.         Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan :

a.         Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3

b.        Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun

c.         Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)

3.         Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi) :

a.         Inisiatif

b.        Percaya diri

c.         Kemampuan komunikasi

d.        Pengambilan keputusan

Setelah job description dan job spesification tersebut telah tersusun dengan baik dan jelas maka telah terbentuk suatu sistem yang disebut dengan job profile (analisa jabatan) dimana organisasi / perusahaan anda telah meletakkan dasar yang kuat bagi proses perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia. Arah perencanaan dan pengembangan pegawai menjadi terarah yang dimulai dari rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan sampai pada penilaian kinerja (performance management) dan akhirnya suksesi pegawai bisa terbaca. Tanpa adanya analisa jabatan yang merupakan hal mendasar maka akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.

Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan atau job profile adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan bukan terhadap orang yang duduk dalam suatu jabatan. Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara, kuesioner diskusi, catatan kerja karyawan dan atau kombinasi. Produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (job specification), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).

Yang dimaksud sebagai pemegang jabatan adalah bukan berarti seseorang yang mempunyai jabatan dalam pengertian struktural, akan tetapi semua orang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaannya.

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan atau job profile merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh si pemegang jabatan.

Termasuk disini adalah:

1.         Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab.

2.         Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif.

3.         Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain.

4.         Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.

Memang mungkin tidak semua perusahaan menganggap bahwa analisis jabatan adalah hal yang perlu karena dengan adanya analisis jabatan akan membuat seseorang dalam bekerja menjadi tidak fleksibel dan terkotak-kotak dalam melakukan pekerjaan akan tetapi jika ingin menerapkan manajemen SDM yang berbasis kompetensi maka menurut saya analisis jabatan (job profile) secara sungguh-sungguh adalah wajib hukumnya.

Analisis jabatan (job profile) adalah acuan dasar bagi pengembangan SDM sebagai contoh :

1.          Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan dengan memberikan informasi yang objektif tentang suatu jabatan. Andai tidak ada analisis jabatan maka pasti dalam terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak /qualified.

2.          Penyusunan persyaratan jabatan.

3.          Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang jabatan.

4.          Bahan untuk pengembangan materi wawancara. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.

5.          Bahan untuk pengembangan alat test Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si pelamar. Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan di calon karyawan.

6.          Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi.

7.          Bahan orientasi bagi karyawan baru.

Metode wawancara untuk rekrutmen

Untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia (SDM) dalam suatu organisasi atau perusahaan melalui rekrutmen dapat diperoleh baik dari internal maupun eksternal. Pemenuhan melalui internal dapat dilakukan dengan membuat sistem talent pool.  Yang harus dicatat adalah pemenuhan kebutuhan SDM tidak hanya dari segi kuantitas sesuai kebutuhan organisasi atau perusahaan tetapi terpenting adalah dari segi kualitas calon atau kandidat yang kompeten. Karena itu sekali lagi ditegaskan bahwa rekrutmen dan seleksi karyawan merupakan pintu gerbang bagi pengembangan pegawai selanjutnya sehingga vital jika tidak dilakukan secara baik.

Metode wawancara sangat penting karena merupakan proses untuk menggali informasi terhadap calon pemegang jabatan, akan tetapi wawancara (interview) dalam mencari calon pemegang jabatan sesuai yang diinginkan tidak semudah yang dibayangkan. Memang dalam kehidupan sehari-hari setiap orang pernah melakukan wawancara dengan tehnik yang sangat mudah. Model wawancara yang dikenal dengan istilah “tradisional” merupakan paradigma lama dalam proses wawancara ditempat kerja.

Paradigma modern dalam proses wawancara dikenal dengan istilah behavioral event interview (BEI). BEI adalah teknikwawancara dengan cara menggali informasi mengenai perilaku seseorang yang pernah dilakukannya secara nyata. BEI akan mendorong individu tersebut untuk bercerita secara logis mengenai pengalaman yang berupa perilaku-perilaku yang pernah dilakukan. BEI merupakan teknik wawancara yang terstandar.

Penggunaan teknik BEI dalam implementasinya diintegrasikan dengan standar kompetensi yang ingin diukur. Sehingga istilah BEI dikenal dengan istilah lain “competency based interview” (CBI). Obyektivitas pengukuran kompetensi menggunakan BEI didasarkan pada standar kompetensi yang disusun oleh interviewer atau mengacu pada analisis jabatan (job profile) yang tertuang dalam level kompetensi masing-masing jabatan.

BEI sangat praktis digunakan didalam proses rekrutmen. Dengan menggunakan teknik BEI kita dapat melihat kompetensi individu yang pernah dilakukan. Salah satu tehnik dalam melakukan wawancara adalah tehnik “star” yaitu dasar menyusun pertanyaan untuk mengetahui perilaku Situation, Task, Action dan Result. 

Situation adalah menggambarkan situasi tentang pekerjaan yang selama ini dijalankan. Pengungkapan pengalaman terhadap tugas-tugas secara detil, meliputi tentang peristiwa, kapan, siapa yang terlibat. 

Task adalah menggambarkan tugas yang harus dilakukan. 

Action adalah menggambarkan tindakan yang dilakukan pada situasi atau tugas tertentu yang disebutkan pada situation dan task. Resultadalah menggambarkan tentang hasil dari tindakan yang dilakukan.

Salah satu contoh wawancara untuk mengetahui kompetensi soft skill “kerjasama” dengan menggunakan tehnik "star" sebagai berikut :

1.          Pernahkah anda menemui kesulitan untuk bekerjasama dengan orang lain? Dalam situasi apa hal terjadi? (situation)

2.          Tugas-tugas apa saja yang memungkinkan anda harus menemui situasi yang anda sebutkan tadi? (task)

3.          Apa yang anda lakukan untuk tetap dapat menyeleseikan tugas tersebut? (action)

4.          Bagaimana hasilnya? Bagaimana reaksi orang itu? Apa pendapat atasan anda tentang hasil kerja anda? (result)

Dari contoh pertanyaan tadi misalnya untuk pertanyaan action, maka interviewee akan bercerita panjang lebar tentang bagaimana caranya menyeleseikan tugasnya. Yang harus diperhatikan adalah bahwa kita harus tetap fokus kepada setiap jawaban yang diberikan dan selanjutnya kita kembangkan pertanyaan yang lebih detil. Saya mengambil contoh, “tadi diceritakan bahwa  menyeleseikan tugas adalah dengan mendelegasikan kepada staf, bisa anda ceritakan siapa saja? bagaimana cara bapak mendelegasikannya?......... dan lain sebagainya” Dari jawaban interviewee bahwa kelihatan adalah jawaban dari seorang yang sudah bekerja, bagaimana dengan yang belum memiliki pekerjaan atau freshgraduate? Apakah bisa menceritakan tugas / pekerjaan? Pertanyaan yang diajukan bisa tetap diajukan dengan menggeser maksud dari tugas adalah tugas semasa kuliah. Inilah memang pentingnya jam terbang seorang interviewer dalam melakukan efektifitas wawancara. Pointnya dengan BEI kita bisa melihat potensi yang dimiliki individu dengan kompetensi / prasyarat jabatan dan prediksi perilaku pada pekerjaannya nanti.